توجه کنید در زمان اجاره غرفه و تجهیزات نمایشگاهی
غرفه نمایشگاهی محلی است برای ارائه خدمات و نمایش و فروش کالا.طراحی و ساخت و اداره کردن غرفه نمایشگاهی بسیار مهم است و باید به گونه ای طراحی شود که جذابیت بصری داشته باشد و نوع محصولات و خدمات را به نمایش بگذارد.در غرفه سازی نباید تنها به یک بعد توجه کرد و غرفه سازی باید در جهت پیشبرد اهداف و معرفی شخصیت شرکت طراحی شود.یک غرفه تجهیزات نمایشگاهی باید دارای جذابیت باشد،وضعیت مکانی مناسب داشته باشد،با کالای نمایشی و کالای قابل ارایه هماهنگی و طراحی مناسبی داشته باشد و برای مخاطب و بیننده قابل درک باشد.برای تعیین اندازه مناسب غرفه نمایشگاهی باید تعداد کالا ها و بسیاری از نکات دیگر در نظر گرفته شود و تنها بزرگ و یا کوچک بودن غرفه اهمیت ندارد و برای تعیین اندازه غرفه باید نکات زیر در نظر گرفته شود:
-برای تعیین اندازه غرفه میزان بودجه،تعداد محصولات و هدف از غرفه سازی باید در نظر گرفته شود
-تعداد و اندازه محصولات و روش نمایش آن ها باید در نظر گرفته شود
-از تعداد بازدیدکنندگان و مشتریان اطلاعات کافی کسب کرد و برای ورود و مذاکره با مشتریان و بازدیدکنندگان فضای مناسب در نظر گرفت
-تعداد کارکنان غرفه و وسایل مورد نیاز آن ها باید در نظر گرفته شود
-فضای اختصاصی برای پذیرایی از مشتریان باید در نظر گرفته شود
در غرفه سازی و اجاره تجهیزات نمایشگاهی باید تقسیم بندی فضای غرفه به درستی با توجه به نیاز ها و محدودیت ها و با توجه به اهداف انجام شود تا بتوان از فضای غرفه حداکثر بهره برداری را داشت.در تقسیم بندی فضای غرفه نیز باید به اهداف شرکت و نوع فعالیت شرکت توجه کرد و بر اساس آن فضلی غرفه باید تقسیم بندی شود.و به طور کلی فضای غرفه سازی را می توان به چند بخش به صورت زیر تقسیم بندی کرد:
بخش اطلاعات غرفه:یکی از مهم ترین بخش های غرفه که برای جذب مخاطبان و رسیدن به اهداف شرکت بسیار لازم و ضروری است بخش اطلاعات غرفه است که برای اطلاع رسانی و آشنایی بازدیدکنندگان در ابتدای غرفه تشکیل می شود.در این بخش از بروشور ها و … برای اطلاع رسانی به مخاطبان استفاده می شود و افرادی که در این بخش غرفه حضور دارند باید روابط خوب و قوی با بازدیدکنندگان داشته و با نهایت احترام با آن ها رفتار کنند.
بخش نمایش غرفه:یکی دیگر از ارکان اصلی و مهم غرفه، فضای نمایش غرفه است که در این فضا کالا و خدمات ارائه می شود و بازدیدکنندگان از نزدیک با کارشناس فروش ارتباط برقرار کرده و با محصولات و خدمات آشنا می شوند و اطلاعات تخصصی تر در اختیار بازدیدکنندگان قرار می گیرد. در این بخش می توان فضای نمایش تصویری مناسب طراحی کرد.
بخش مشاوره و مذاکره غرفه:بخش مشاوره و مذاکره مهم ترین نقش در بازاریابی و متقاعد کردن مشتری و فروش کالا و خدمات را دارد.و در این بخش توضیحات کامل و دقیق از توانمندی های شرکت و قابلیت های محصولات در اختیار مشتریان قرار داده می شود وتوافق نامه ها و قرار دادها در اپن بخش انعقاد می شود.این بخش باید امکانات راحت و مناسب داشته باشد.
بخش پشتیبانی غرفه:در این بخش در ناحیه ای که قابل دید است باید مبلمان اداری و بخش پذیرایی در نظر گرفته شود و بخشی که قابل دید نیست باید فضای استراحت و نگهداری تجهیزات اضافی باشد.
بخش آموزش غرفه:در صورت وجود فضای کافی بخشی از غرفه نمایشگاهی به آموزش و معرفی شرکت و نحوه ارایه خدمات و محصولات اختصاص داده می شود و در این بخش به صورت رایگان طرز کار اجرایی و تخصصی آموزش داده می شود
به طور کلی فضای غرفه را می توان با توجه به نیاز به بخش های مختلفی تقسیم بندی کرد و به طور کلی برای غرفه سازی و تقسیم بندی فضای غرفه باید به نوع خدمات و محصولات و موضوع فعالیت شرکت توجه کرد.